Бизнес процессы и рост компании
Когда компания растёт, процесс работы с заявкой постепенно перестаёт помещаться в голове собственника или одного опытного сотрудника.
Клиент обращается по телефону, в мессенджере или по почте. Менеджер уточняет детали и делает расчёт. Нужно проверить цену, наличие товара или возможность выполнить услугу в срок. Затем заявку передают на исполнение, контролируют ход работы, выставляют счёт и закрывают заказ.
Пока сотрудников немного и все постоянно на связи, такой порядок кажется понятным. Но именно здесь обычно появляются повторяющиеся сбои:
клиенту обещали срок до проверки возможности выполнения;
заявку не передали исполнителю или передали без важной информации;
расчёт, счёт и фактические условия расходятся;
одни и те же данные вводятся в 1С, Excel и переписку;
собственник узнаёт о проблеме, когда клиент уже ждёт ответ.
Проблема не обязательно в 1С или в сотрудниках. Часто компания просто не видит процесс целиком.
Сначала увидеть путь заявки
Перед тем как обсуждать доработки, автоматизацию или интеграции, полезно нарисовать фактический путь заявки.
Не регламент на двадцать страниц, а простую схему с ответом на несколько вопросов:
откуда приходит заявка;
кто и на основании чего делает расчёт;
кто подтверждает срок;
кому и как передают работу;
где фиксируется результат;
в каких точках нужно проверить, что заявка не потерялась.
Такая схема не заменяет автоматизацию. Она помогает не автоматизировать случайный фрагмент работы, а сначала понять, какой результат должен получаться у клиента и что для него необходимо внутри компании.
Что становится заметно на схеме
Когда путь заявки показан на одном листе, обычно становятся видны вещи, которые трудно заметить в ежедневной работе.
Например, расчёт может выполняться до проверки остатка или загрузки исполнителей. Заказ может считаться «переданным», хотя информация остаётся только в чате. Условия клиента могут существовать в переписке, а в 1С появляется лишь итоговый счёт.
Это не означает, что нужно немедленно менять всё. Но появляется основа для разумного выбора:
какую операцию можно закрепить за конкретной ролью;
что стоит фиксировать в 1С;
где достаточно контрольной точки;
какие данные не нужно вводить повторно;
какую доработку действительно имеет смысл заказывать.
Автоматизация становится предметной
Фраза «нужно автоматизировать работу с заявками» слишком общая. После схемы разговор меняется.
Можно обсуждать конкретно:
проверку срока до обещания клиенту;
передачу заявки на исполнение;
единое место для статуса заказа;
контроль неполных данных;
устранение повторного ввода.
Так собственник, менеджер и специалист по 1С начинают говорить не об абстрактной автоматизации, а об одном понятном процессе и его узких местах.
Для этого и создан Схемопоинт — инструмент, в котором можно рисовать и хранить схемы процессов непосредственно внутри 1С - основной учетной системы компании.
Подробнее о Схемопоинте: https://www.schemopoint.net
Комментариев нет:
Отправить комментарий